Neben dem Plug-in bietet OneNote für alternative Mailprogramme die Option Notizen als E-Mail an OneNote zu senden. Eine gute Möglichkeit um E-Mails via BCC als Notiz in OneNote abzuspeichern. Viel Aufwand ist die erstmalige Konfiguration nicht.
Mit OneNote kannst Du zum Beispiel Arbeitsblätter gestalten, Projektpläne erstellen und Elternbriefe vorbereiten. Vielleicht möchtest Du so eine Seite mal aus OneNote per E-Mail versenden, zum Beispiel an Kolleg*innen oder Schüler*innen. Das ist mit der Desktop-Version von OneNote ganz einfach. Was Du beim Senden einer Seite als Mail beachten musst, erfährst Du in diesem Blog-Artikel.
Wichtiger Hinweis!
Nutzt Du bislang OneNote für Windows 10? Microsoft stellt die App ein und empfiehlt JETZT den Umstieg auf die Desktop-Version!
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OneNote-Seite in E-Mail umwandeln
Ich erkläre Dir die Funktion nun Schritt für Schritt: Du hast in OneNote zum Beispiel eine Tagesordnung für die nächste Lehrerkonferenz verfasst, eine Liste mit Fachbüchern erstellt oder einen Elternbrief zur anstehenden Klassenfahrt geschrieben.
Die Infos auf der erstellten Seite möchtest Du nun per E-Mail an einen oder mehrere Adressaten versenden. Du willst den Text dafür aber nicht umständlich in OneNote kopieren und dann im Mail-Programm einfügen. Die vielen Handgriffe kannst Du Dir sparen.
Stattdessen kannst Du die aktuelle Seite direkt in eine E-Mail umwandeln und dann versenden. Einfacher geht’s nicht: Die Funktion findest Du oben im Menü auf der Registerkarte Start. Der Button trägt passenderweise die Beschriftung Seite per E-Mail senden.
Klicke mit der linken Maustaste auf die Funktion. OneNote erstellt und öffnet dann automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit dem ausgewählten Seiteninhalt. In der folgenden Abbildung siehst Du das Ergebnis für das ebenfalls installierte Mail-Programm Outlook als Teil von 👉🏻 Microsoft 365.
Sollte Deine Seite zusätzlich Bilder, Tabellen oder handschriftliche Notizen enthalten, übernimmt OneNote auch diese in der E-Mail. Auf Wunsch kannst Du Text und Inhalte vor dem Absenden noch ändern und bearbeiten – unabhängig vom Inhalt der Seite in OneNote.
Unten in der E-Mail wird automatisch der Zusatz „Erstellt mit OneNote“ eingefügt. Wenn Du auf diesen Werbetext verzichten möchtest, kannst Du das in den Optionen des Programms ändern.
Letzte Schritte und Hinweise!
Trage danach oben im Feld An noch die E-Mail-Adressen der gewünschten Empfänger ein. Wenn Du auf Senden klickst, sollte die Nachricht wie gewohnt abgeschickt werden. Fertig!
Achtung, Falle! Eigentlich wird die E-Mail im Hintergrund erst mal nur in den Postausgang von Outlook geschoben. Tatsächlich versendet wird sie aber nur, wenn das Mail-Programm auch geöffnet ist.
Übrigens: Auch die OneNote-Apps für iPad und Android bieten die Möglichkeit, eine Seite direkt per E-Mail zu versenden. Hier wird die OneNote-Seite aber direkt in eine PDF-Datei umgewandelt und als Anhang eingefügt. Du kannst die Seite also vorm Absenden nicht mehr bearbeiten. Die Web-App 👉🏻 OneNote Online wiederum bietet die Funktion gar nicht an.
👉🏻 Hier weiterlesen: OneNote-Versionen im Vergleich
Auch auf dem iPad kannst Du eine Seite direkt aus OneNote per E-Mail senden. Wie das funktioniert und was auf dem Apple-Tablet noch alles geht, erkläre ich Dir 📓 in meinem Praxishandbuch „OneNote für iPad“. Außerdem erfährst Du, wie Du in der App handschriftliche Notizen erstellst und weitere multimediale Inhalte einfügst.
Ich liebe das Zusammenspiel von Outlook und OneNote! Wie Du den Inhalt einer Notizbuch-Seite per E-Mail versenden kannst, habe ich Dir 👉🏻 in einem früheren Blog-Artikel bereits erklärt. Nun zeige ich Dir, wie Du mithilfe von Outlook eine E-Mail an OneNote senden und in einem digitalen Notizbuch einfügen kannst. Von dieser digitalen Ablage für eingegangene Nachrichten können vor allem Lehrer*innen profitieren.
Idealerweise organisierst Du Dich als Lehrer*in schon mit digitalen Notizbüchern in OneNote. Viele Tipps und Anregungen dazu findest Du 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Außerdem setze ich voraus, dass Dein Mail-Postfach in Outlook eingerichtet ist und Du mit den Grundfunktionen beider Office-Programme vertraut bist.
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E-Mails dort speichern, wo sie hingehören
Wie voll ist Dein Postfach in Outlook? Hast Du einen Überblick über Deine E-Mails – oder suchst Du regelmäßig nach älteren Nachrichten zu einem bestimmten Schul-Thema?
Manchmal ist es sinnvoll, eine E-Mail direkt zu den passenden Unterlagen hinzuzufügen, zum Beispiel in 👉🏻 OneNote. Vielleicht hat Dir ein Kollege einen Text geschickt, den Du als Unterrichtsmaterial aufbewahren möchtest. Vielleicht willst Du wichtige Nachrichten von Schülern, Eltern oder Deiner Schulleitung speichern und archivieren. Es gibt viele Anwendungsfälle für die Funktion, E-Mails aus Outlook an OneNote zu senden.
Im folgenden Beispiel geht es um eine Klassenfahrt: Du hast bereits ein digitales Notizbuch in OneNote erstellt. Darin sammelst Du alle Informationen und Dokumente rund um die Klassenfahrt. Dafür hast Du auch schon entsprechende Abschnitte eingerichtet.
Die Unterkunft – in diesem Fall eine Jugendherberge – hat Dir per E-Mail eine Bestätigung für die Zimmerreservierung gesendet. Diese wichtige Nachricht willst Du nicht (bzw. nicht nur) in Deinem hoffnungslos überfüllten E-Mail-Postfach in Outlook aufbewahren. Sie soll bei den übrigen Reiseunterlagen in Deinem OneNote-Notizbuch abgelegt und gefunden werden können.
E-Mail an OneNote senden
Zunächst zeige ich Dir die Funktion in der Desktop-Version von Outlook. Sie sollte in der Benutzeroberfläche verfügbar sein, wenn die 👉🏻 Office-Programme auf Deinem PC korrekt installiert sind. Falls sie dort nicht zur Verfügung steht – so wie auf den folgenden Screenshots -, musst Du sie vielleicht erst aktivieren. Schaue Dir dafür die passenden Einstellungen in den Optionen von Outlook an, und zwar unter Erweitert und dann unter Add-Ins.
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Klicke mit der rechten Maustaste auf die betreffende E-Mail im Posteingang. Im Kontextmenü siehst Du dann den Eintrag OneNote mit dem gewohnt purpurfarbenen Symbol.
Alternativ solltest Du die Funktion auch oben im Menü finden – auf der Registerkarte Start und in der Gruppe Verschieben.
Wenn Du auf das Symbol klickst, öffnet sich ein weiteres Fenster. Darin kannst Du auswählen, in welchen Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail als neue Seite einfügen möchtest. In der Auswahl siehst Du alle Notizbücher, die in der Desktop-Version von OneNote aktuell geöffnet und synchronisiert sind.
Entscheide Dich für einen Speicherort und klicke auf OK. Outlook startet dann den Vorgang, der ein paar Sekunden dauern kann. Beim Senden der E-Mail an OneNote bleiben sowohl der Adresskopf als auch das Layout der ursprünglichen Nachricht erhalten.
Auf diese Weise kannst Du jede gewünschte E-Mail zusätzlich in OneNote speichern – dort wo Sie inhaltlich hingehört und Du sie wiederfinden willst. Frage Dich auch, ob Du sie dann überhaupt noch im Posteingang aufbewahren musst. In jedem Fall kann diese Funktion Deine Postfächer in Outlook entlasten und Dir viel Zeit beim Suchen von Nachrichten sparen.
Was Du noch wissen solltest:
- Den Titel der Seite kannst Du auf Wunsch ändern, damit Du die E-Mail später gut wiederfindest. Auch die weiteren Inhalte auf der neu erstellen Seite kannst Du in OneNote bearbeiten, indem Du zum Beispiel unnötigen Text aus der Nachricht löschst oder zusätzliche Erläuterungen einfügst.
- Der Desktop-Version ist es völlig egal, aus welchem Postfach die Nachricht stammt und in welchem Benutzerkonto das digitale Notizbuch gespeichert ist – anders als in der Web-App Outlook Online (s. u.). So kannst Du E-Mails auch kontoübergreifend archivieren.
- Wenn Du das Notizbuch für Kolleg*innen freigibst, können diese schließlich auf die gesammelten Unterlagen für die Klassenfahrt oder andere Zwecke zugreifen. Du musst also nicht mehr jede E-Mail einzeln an sie weiterleiten. Das Teilen von Notizbüchern in OneNote erkläre ich Dir ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.
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Die Funktion An OneNote senden steht auch in der 👉🏻 Web-App von Outlook zur Verfügung – bislang aber offenbar nur für private Microsoft-Konten. Beachte auch, dass Du Dich hier in der Regel innerhalb eines Benutzerkontos bewegen musst, also Postfach und Notizbuch zum selben Microsoft-Konto gehören.
Wähle die gewünschte Nachricht im Posteingang aus oder öffne sie in einem neuen Fenster. Das Symbol für die Funktion An OneNote senden siehst Du dann zum Beispiel oben neben den anderen Symbolen. In jedem Fall verbirgt es sich auch im Menü hinter den drei Punkten. Beim ersten Mal musst Du Dich eventuell nochmal mit Deinem Benutzerkonto anmelden. Danach solltest Du auswählen können, in welchem Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail speichern willst.
Mit OneNote und Outlook haben Lehrende viele Möglichkeiten, ihren Arbeitsalltag effizient zu organisieren. Wie auch Du von diesen und anderen Diensten profitierst, erfährst Du 📙 in meinem vielseitigen Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erkläre ich Dir zum Beispiel, wie Du Kalender und Adressbücher mit Outlook verwaltest und verschiedenstes Unterrichtsmaterial direkt in OneNote erstellen kannst.