Was braucht man für einen Abschluss als Eventmanager?

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Die folgenden Informationen beziehen sich auf das Berufsbild in Deutschland - in anderen Ländern kann es zu Abweichungen kommen.

Bist Du im Eventmanagement tätig, besteht Deine Hauptaufgabe darin, Veranstaltungen aller Art zu planen. Ob Konzerte, Sportgalas oder Hochzeiten - durch Deine Kreativität und Dein Organisationstalent machst Du jede Feierlichkeit zu einem unvergesslichen Ereignis. Dein Wunsch ist es, Eventmanager zu werden? Dann stehen Dir mehrere Karrierewege offen. So hast Du einerseits die Möglichkeit, eine 3-jährige Ausbildung und alternativ ein Präsenz- oder Fernstudium im Bereich Eventmanagement zu absolvieren. Außerdem ist es denkbar, einen BWL Studiengang zu belegen und Dich dann durch passende Seminare und Praktika zu spezialisieren. Im Anschluss daran steigst Du in der Regel als Assistent oder Junior Eventmanager in den Beruf ein.

Neben Eventagenturen stehen Dir nach Deinem Abschluss unter anderem Tourismusunternehmen, Messeveranstalter oder Theaterhäuser als Arbeitgeber zur Verfügung. Beispielhaft zeigen wir Dir hier, wie ein typischer Tag eines Eventmanagers aussieht:

08:30 Uhr

Du triffst pünktlich am Arbeitsplatz ein. Du begibst Dich direkt zu Deinem Schreibtisch und fährst den Rechner hoch. Nachdem Du Dir einen Kaffee aus der Team-Küche geholt hast, checkst Du zunächst Dein E-Mail-Postfach.

09:00 Uhr

Du hast unter anderem eine Antwort von Frau Müller erhalten, der Du vor zwei Tagen eine Anfrage bezüglich eines Veranstaltungsortes für eine Hochzeitsfeier hast zukommen lassen. Sie schlägt einen Besichtigungstermin für heute Nachmittag um 15 Uhr vor. Diesen bestätigst Du ihr umgehend.

09:15 Uhr

Anschließend bereitest Du eine Reihe von Anträgen für Genehmigungen vor, die Du für mehrere anstehende Veranstaltungen benötigst. Für ein Festival holst Du noch eine Lizenz ein, um öffentlich lautere Musik spielen zu dürfen. Da Du auch alkoholische Getränke bei Deinem Event ausschenken möchtest, bedarf es zusätzlich einer Schankerlaubnis. Diese beantragst Du beispielsweise bei dem zuständigen Ordnungsamt.

11:00 Uhr

Du hast einen Telefontermin mit Herrn Schubert von der Sportmarke Fit & Fun. Diesen konnten Du und Dein Team als Sponsor für den nächsten großen Sportball gewinnen, wo eine Jury regionale Sportler mit herausragenden Leistungen auszeichnet. Du besprichst mit ihm die letzten wichtigen Details.

11:45 Uhr

Für eine exklusive Geburtstagsfeier bist Du noch auf der Suche nach einer Jazz-Combo, die während des Abendessens für eine schöne, loungige Stimmung sorgen soll. Du recherchierst im Internet und hörst Dir die Hörproben auf den jeweiligen Websites an. Die interessantesten Interpreten notierst Du Dir.

13:00 Uhr

Nun nimmst Du Dir die Zeit für eine kurze Mittagspause und setzt Dich zu Deinen Kollegen in die Küche.

13:30 Uhr

Du begibst Dich wieder an Deinen Schreibtisch und versendest Anfragen an die Jazzbands, die Du vorab in die engere Auswahl genommen hast. Du erfragst, ob eine Buchung am jeweiligen Datum möglich ist und forderst deren Preis für 2 Stunden an. Außerdem beantwortest Du die weiteren Mails, die in der Zwischenzeit reingekommen sind.

14:30 Uhr

Da in einer halben Stunde die Besichtigung mit Frau Müller ansteht und Du einen kleinen Fahrtweg vor Dir hast, machst Du Dich bereits jetzt auf den Weg.

15:00 Uhr

Nach Deiner Ankunft führt Dich Frau Müller herum und teilt Dir die wichtigsten Infos mit. Der kleine Gutshof überzeugt Dich mit seinem Charme, dem schönen Festraum und vor allem dem liebevoll angelegten Bauerngarten. Du bist interessiert und besprichst mit Frau Müller, dass Du gerne mit dem Brautpaar vorbeikommen möchtest, um Ihnen den Hof zu zeigen.

16:30 Uhr

Zurück im Büro kontaktierst Du das Hochzeitspaar per Mail und bittest darum, Dir für die Locationbesichtigung verschiedene Termine zur Auswahl zu nennen. Den Rest des Arbeitstages nimmst Du Dir die Buchhaltung vor.

18:00 Uhr

Du gehst für heute in den wohlverdienten Feierabend.

Bevor Du mit der Planung starten kannst, triffst Du Dich mit den Kunden, um Dich nach ihren Vorstellungen und Wünschen zu erkundigen. Gibt es ein Motto? Wie viele Gäste sind geplant? Soll es drinnen oder draußen stattfinden? Wie hoch ist das Budget angesetzt? Auf Basis der Informationen erstellst Du ein Konzept. Darin berücksichtigst Du nicht nur den Veranstaltungsort, sondern beziehst auch die anderen Eventbestandteile wie die musikalische Begleitung, den Cateringservice, die Dekoration, spezielle Künstler, die Veranstaltungstechnik und die Buchung des Personals mit ein. Dabei hast Du stets im Blick, was umsetzbar ist, welche Programmpunkte das Event zu etwas ganz Besonderem machen und wie viel Geld etwa für die einzelnen Anbieter zur Verfügung steht. Für Letzteres fertigst Du einen Kostenplan an. Mit Variationen im Gepäck stellst Du Deinem Auftraggeber schließlich Dein Gesamtkonzept vor.

Sind die technischen und inhaltlichen Vorgaben klar, kannst Du mit der Realisierung beginnen. Du recherchierst, welche Location und welche Dienstleister vom Konzept und Budget her infrage kommen. Für die Leistungen, die Du in Anspruch nehmen möchtest, lässt Du Dir zunächst Kostenvoranschläge zuschicken, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Deine Kundschaft herauszuschlagen. Anschließend führst Du die entsprechenden Buchungen durch, nachdem Dein Kunde diese abgesegnet hat. Je nach Veranstaltungsort bist Du darüber hinaus verpflichtet, bei der Stadt und alternativ den Behörden wie der Gema spezielle Lizenzen einzuholen sowie Anträge zu stellen - beispielsweise wenn Straßenabschnitte zu sperren sind oder öffentlich gebührenpflichtige Musik laufen soll. Unter Umständen steht zusätzlich die Suche nach Sponsoren sowie die Pressearbeit auf dem Programm. Auf Wunsch gestaltest und versendest Du ansprechende Einladungskarten an die Gäste.

Abhängig von der Größe bist Du nicht allein, sondern gemeinsam mit Deinen Kollegen für die Veranstaltung verantwortlich. Dies gilt auch für das Event selbst, wo Ihr vor Ort seid, um einen reibungslosen Verlauf zu gewährleisten. Als hauptverantwortlicher Eventmanager bist Du der Ansprechpartner, um letzte Fragen zu klären und bei Problemen unmittelbar nach Lösungen zu suchen. Sofern bekannte Künstler auftreten oder Geldgeber anwesend sind, kümmerst Du Dich um ihr Wohl und koordinierst deren An- sowie Abreise. Darüber hinaus bietet Dir die Festivität eine gute Plattform, um weitere Kontakte zu knüpfen und somit potenzielle neue Kunden zu gewinnen. Sofern Du als “Last Man Standing” eingeteilt bist, bleibst Du bis zum Ende und regelst den Abbau, den Du oftmals bereits bis in die Morgenstunden erledigt haben muss.

Im Anschluss an das Event steht zunächst die Rechnungsstellung an. Damit dies schnellstmöglich erfolgen kann, solltest Du vorab alle Ausgaben in Form von Belegen sammeln und entsprechend ordnen. Anschließend fertigst Du einen Abschlussbericht an. In diesem trägst Du die anfangs geplanten und die wirklichen Kosten sowie Erlöse zusammen, beispielsweise nach einer Charity-Veranstaltung. Darüber hinaus beinhaltet ein abschließender Bericht teilweise eine Formulierung des ursprünglichen Ziels und ob es erreicht wurde. Diese Dokumentation legst Du nicht nur den Kunden vor, sondern sie dient Dir auch als Einschätzung für künftige Budgetplanungen und eventuelle Optimierungen. Möglicherweise führst Du zudem ein Feedbackgespräch mit allen Beteiligten.

Im Eventbereich ist es wichtig, sich stetig up to date zu halten, um den Auftraggebern die neuesten Techniken und Highlights für ihre Veranstaltung anbieten zu können. Außerdem ist es für Dich als Eventmanager essenziell, über neue gesetzliche Vorgaben Bescheid zu wissen. Denn nur so garantierst Du Deiner Kundschaft einen problemlosen Ablauf.

Die Eventindustrie boomt, der Beruf Eventmanager ist beliebt und die Konkurrenz dementsprechend groß. Denn nicht nur die Absolventen eines Eventmanagement Studiums bewerben sich auf die gleichen Stellen. Sie müssen sich zudem gegen die ausgebildeten Veranstaltungskaufleute durchsetzen. Diese haben zwar keinen akademischen Studiengang absolviert, sind aber in der Lage, viel Berufserfahrung vorzuweisen. Daher ist es wichtig für Dich, Dein Praxiswissen durch diverse Praktika zu erweitern, um so bessere Chancen auf eine Anstellung zu haben.

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Eine spezielle Art des Eventmanagements ist die Hochzeitsplanung. Dabei kannst Du in einem Unternehmen oder auf selbstständiger Basis arbeiten. Zu Deinen Kunden gehören vor allem Paare, die zeitlich sehr eingespannt sind. Außerdem engagieren Dich angehende Eheleute, die schlicht Probleme bei der Umsetzung ihrer Vorstellungen haben. So beginnt Deine Arbeit in der Regel mit einem Gespräch, in welchem Du das Brautpaar kennenlernst und seine Wünsche dokumentierst. Dabei geht es beispielsweise um die Art und Weise der Einladungen, die Location, die Deko, den Blumenschmuck und die Hochzeitstorte. Darüber hinaus klärst Du ab, welches Unterhaltungsprogramm sich die Verlobten wünschen. Bevorzugen sie eine Band oder einen DJ? Soll es vielleicht eine Candy Bar oder eine Fotobox geben? Anschließend organisierst Du Besichtigungen und unterbreitest den Paaren verschiedene Vorschläge, sodass die Hochzeit nach und nach an Form gewinnt. Auch am Tag selbst bist Du anwesend, um für einen einwandfreien Ablauf zu sorgen. Damit Du bei Deinen Kunden immer mit den neuesten Trends punkten kannst, informierst Du Dich regelmäßig auf Hochzeitsmessen.

Als Eventmanager hast Du die Möglichkeit, Dich auf die Organisation von Festivals zu spezialisieren. Je nach Größe des Events dauert die Vorbereitung teilweise bis zu einem Jahr. Die Basisarbeit beginnt in der Regel im Unternehmen, in welchem Du tätig bist. Gemeinsam im Team überlegt Ihr, welche Bands beziehungsweise Firmen Ihr buchen möchtet, wie viel Personal und Security Ihr benötigt und wer zu welcher Zeit in welchem Bereich auf das Gelände darf. Anschließend gilt es, die Manager der Bands zu kontaktieren und Kostenvoranschläge bei den verschiedenen Gewerken wie beispielsweise Anbietern von Bühnen, Bühnentechnik oder Getränkelieferanten einzuholen. Sobald die Aufbauarbeiten wenige Wochen vor Veranstaltungsbeginn starten, überwachst Du die Prozesse im Büro sowie vor Ort, hältst mit allen Dienstleistern Kontakt und bist gleichzeitig Ansprechpartner für alle. Am Tag des Events checkst Du, ob alles nach Plan läuft. Treten unerwartet Probleme auf, versuchst Du, diese bestmöglich abzuwenden.

• Internationale Einsatzmöglichkeiten
• Mischung aus Bürotätigkeit und Außeneinsätzen
• Vielfältige Spezialisierungen

• ..."Bochum Total" das größte Festival deutschlands ist?
• ...es Eventmanagern hilft, wenn sie sich für die Arbeit mit Verträgen und Lizenzen auch mit Jura auskennen?
• ...sogenannte "Incentives" Veranstaltungen von Unternehmen für ihre Mitarbeiter sind, um diese für ihre gute Arbeit zu belohnen und sie zu motivieren?

Michael Ammer

Der gelernte Groß- und Außenhandelskaufmann Michael Ammer kam über kurze Umwege zum Eventmanagement. Zunächst als Türsteher aktiv, arbeitete er schließlich von 1989 an vier Jahre lang als Eventmanager für eine exklusive Diskothek in Hamburg. In den 90er Jahren erlangte der “Partykönig” vor allem durch seine Veranstaltung Michael Ammer Modelnacht Bekanntheit. (Bild: © Benutzer:Pttc.de / CC BY-SA 2.0 de (via Wikimedia Commons))

1. Möglichkeit, sich selbstständig zu machen
2. Spannende und sehr abwechslungsreiche Tätigkeit
3. Du lernst viele verschiedene Menschen kennen

1. Arbeit in den Abend- und Nachtstunden, an Wochenenden & Feiertagen

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Die folgenden Informationen beziehen sich auf das Berufsbild in Deutschland - in anderen Ländern kann es zu Abweichungen kommen.

Das durchschnittliche Einstiegsgehalt eines Eventmanagers beträgt etwa 2.700 €¹ brutto monatlich. Je nach Ausbildung, beruflicher Vorerfahrung, Branche und Größe des Unternehmens kann dieses allerdings auch weit darunter oder darüber liegen.

Wenn Du zum Beispiel bei einer großen Messe angestellt bist, verdienst Du in der Regel mehr, als bei einer kleinen Veranstaltungsfirma. Du hast einen Master Abschluss? Dann kannst Du Dich auch auf ein höheres Einstiegseinkommen freuen.

• Eventmanager 2.700 €¹
• Key Account Manager 3.900 €¹

Während Eventmanager in Baden-Württemberg und Hessen einen Verdienst von 3.540 €¹ und 3.550 pro Monat erzielen können, liegen die Gehälter für die gleiche Tätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt und Thüringen weit darunter.