Ist der arbeitgeber verpflichtet die einsatzwechseltätigkeit zu bescheinigen

Das ist eine ganz normales Procedere, dass das Finanzamt eine Bescheinigung des Arbeitgerbers über die Anzahl der Tage mit z. B. Einsatzwechseltätigkeiten über 8 Std. haben möchte. Gleiches gilt übrigens auch für Kraftfahrer (Fahrtätigkeit).

Bei Einsatzwechseltätigkeiten sind allerdings auch noch die Zeiten für die An- u. Rückfahrt nach Hause zu berücksichtigen, da es sich um eine "Reisetätigkeit" handelt und das Gesetz die 8-stündige Abwesendheit von zu Hause fordert.

Viele gewerbliche Arbeitnehmer (Klempner, Maurer, Malermeister etc.) haben wechselnde Baustellen und damit keine regelmäßige Arbeitsstätte. Der Arbeitgeber ist nicht vepflichtet (außer Tarifvertrag) eine sog. Auslöse zu zahlen, daher auch die Bescheinigung.

Der Nachweis kann auch anders geführt werden, wenn der Arbeitnehmer ein Tagesjournal (Baustellenbuch) führt. Neben der Verpflegungspauschalen sind auch die Kilometer als Reisekosten abzugsfähig, wenn kein Baustellenfahrzeug (Kundendienstwagen) gestellt wird. Kurzfristige Anfahrten zum Hauptsitz des Arbeitgebers sind nicht schädlich und als Reisekosten zu berücksichtigen.

Gruß Achilleus

Fahrten zur Arbeit, genauer gesagt zu ersten Tätigkeitsstätte, sind mit der Pendlerpauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer abziehbar; seit 2021 gelten 35 Cent ab dem 21. Kilometer. Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer gehalten, im Rahmen seiner Steuererklärung (Anlage N) die exakte Anzahl der Tage anzugeben, an denen er tatsächlich zur Arbeit gefahren ist, denn nur für diese Tage wird die Pauschale gewährt. Um zu prüfen, ob die Anzahl der erklärten Arbeitstage plausibel ist, sind auch Urlaubs- und Krankheitstage zu erklären. Seit 2020 werden im Rahmen der Anlage N zudem die Dienstreisetage und die Heimarbeitstage abgefragt.

Nun kann es aber sehr mühsam sein, die Anzahl der Arbeitstage exakt zu ermitteln. Wer führt schon täglich eine Strichliste? Und dann gibt es Arbeitnehmer, die auch am Wochenende, mitunter außerplanmäßig, die Arbeitsstelle aufsuchen. Daher haben die Finanzämter schon vor Jahrzehnten so genannte Nichtaufgriffsgrenzen festgelegt. Sie akzeptierten im Allgemeinen bei einer Fünf-Tage-Woche 220 bis 230 Fahrten und bei einer Sechs-Tage-Woche 260 bis 280 Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Wohlgemerkt handelt es sich um interne Grenzen der Finanzämter, auf deren Anwendung kein Rechtsanspruch besteht, auch wenn das Finanzgericht München vor einigen Jahren geurteilt hat, dass die Finanzämter 230 Tage abhaken sollten (FG München vom 12.12.2008, 13 K 4371/07).

So weit, so gut. Doch Corona hat alles verändert. Unzählige Arbeitnehmer befanden und befinden sich noch im Homeoffice und fahren nicht täglich ins Büro oder zum Betrieb. Sie können für diese Tage einen Pauschalbetrag von 5 EUR pro Tag als Werbungskosten geltend machen (betrifft die Steuererklärungen 2020 und 2021) oder gar die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Doch mangels Fahrten dürfen sie Fahrtkosten natürlich nicht geltend machen. Und gerade hier setzen die Finanzämter nun zunehmend an und fordern eine Arbeitgeberbescheinigung über die tatsächlich geleisteten Arbeitstage und vor allem über die Tage, an den die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht worden ist. Die Regel, dass 220 oder 230 Fahrten pro Jahr akzeptiert werden, gilt für die Jahre 2020 und 2021 jedenfalls nicht mehr ohne Weiteres!

SERVICE: Hier finden Sie den Vordruck Arbeitgeberbescheinigung über geleistete Arbeitstage (PDF). Der Vordruck gilt für Arbeitnehmer, die über eine erste Tätigkeitsstätte verfügen, also normalerweise den Betrieb oder das Büro beim Arbeitgeber aufsuchen.

STEUERRAT: Auch wenn in diesem Beitrag davon die Rede ist, dass Arbeitgeberbescheinigungen zum Nachweis der Arbeitstage angefordert werden, so betrifft dies in erster Linie die Frage, an wie vielen Tagen ein Arbeitnehmer tatsächlich zur Arbeit gefahren ist. Es geht also um die abziehbaren Fahrtkosten, die bei einer weiten Entfernung zur Arbeit zu hohen Werbungskosten führen und damit das Misstrauen der Finanzbeamten hervorrufen. Die exakte Anzahl der Homeoffice-Tage, die für die Homeoffice-Pauschale von 5 EUR pro Tag erforderlich ist, muss vom Arbeitgeber üblicherweise nicht bescheinigt werden. Die Finanzämter sind angehalten, eine Arbeitgeberbescheinigung nicht anzufordern. So äußerte sich Herr Dr. Rolf Möhlenbrock, Abteilungsleiter Steuern im Bundesfinanzministerium und damit ein führender Vertreter der Finanzverwaltung, im Rahmen des Frankfurter Steuerfachtages 2021.

Weitere Informationen:

• Fahrten zur Arbeit: Entfernungspauschale und Mobilitätsprämie
• Homeoffice: Die Pauschalregelung in den Jahren 2020 und 2021

4 Min.

7. September 2020

Von Qonto Deutschland

Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand … Was können Sie im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Steuer absetzen und was gilt es dabei zu beachten? Wir klären auf!

Eine Mehrzahl der Arbeitnehmer sucht regelmäßig von der privaten Wohnung aus eine feste Arbeitsstätte auf. Ihren Aufwand dafür machen sie meist mit der Entfernungs- oder Pendlerpauschale von aktuell 30 Cent pro Kilometer steuerlich geltend. Sie kann für alle Verkehrsmittel – selbst für Arbeitswege zu Fuß – genutzt werden und sorgt dafür, dass die zu versteuernden Einkünfte sinken.

Einige Arbeitnehmer sind jedoch an ständig wechselnden Arbeitsstellen tätig, zu denen sie direkt von zu Hause aufbrechen, oder sie sind regelmäßig in einem Transportmittel eingesetzt beziehungsweise unterwegs. In dem Fall spricht man von einer Einsatzwechseltätigkeit.

Im Zusammenhang mit der Pendlerpauschale und weiter für eine Tätigkeit ohne festen Ort – die sogenannte Einsatzwechseltätigkeit – führte das Steuerrecht ab 2014 den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ein. Diese definiert sich über den Hauptarbeitsplatz oder zum Beispiel bei Kraftfahrern, die permanent unterwegs sind, auch über den Sitz der Zentrale beziehungsweise Niederlassung eines Fuhrunternehmens, welcher den Stützpunkt des Fahrers bildet.

Damit hat das Bundesministerium für Finanzen den schon länger existenten Begriff der Auswärtstätigkeit noch einmal ergänzt beziehungsweise konkretisiert und den Ansatz von Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzorten vereinfacht.

Arbeitnehmer mit Auswärtstätigkeit

Ein Arbeitnehmer gilt immer dann als auswärts tätig, wenn er

• auch nur vorübergehend nicht an seiner gewöhnlichen Arbeitsstätte arbeiten muss,
• was ebenso Dienstreisen umfasst,
• oder wenn er zum Beispiel als Montagearbeiter zu ständig wechselnden Einsatzstellen geschickt wird beziehungsweise
• wenn er regelmäßig mit einem Fahrzeug unterwegs ist.

Genauso gilt die Annahme der Auswärtstätigkeit für alle Arbeitnehmer, die auf Weisung der Arbeitgeber unmittelbar von Zuhause aus an verschiedene Einsatzstellen geschickt werden und in diesem Rahmen nicht mehr regelmäßig den Betrieb aufsuchen. Zum Beispiel fallen

• verschiedene Installateure,
• Leiharbeiter,
• Angehörige einer mobilen Betriebsreserve,
• Glas- und Gebäudereiniger,
• häusliche Krankenpfleger und selbst
• Auszubildende, die ohne festen Ausbildungsmittelpunkt tätig sind,

meist genauso in diese Einstufung.

Steuerlich dürfen sie in Bezug auf Spesen natürlich nicht schlechter gestellt sein als die Arbeitnehmer mit einem festen Arbeitsplatz oder -ort. Für die Buchhaltung ist es wiederum wichtig, alle Ausgaben auch mithilfe von entsprechenden Formularen lückenlos zu belegen.

Fahrtkosten bei Einsatzwechseltätigkeit von der Steuer absetzen

• privater Wohnung und den verschiedenen Einsatzorten oder auch
• zwischen verschiedenen Einsatzstellen

sind bei der Einsatzwechseltätigkeit genauso steuerfrei.

Unterschied zur gewöhnlichen Pendlerpauschale

Während diejenigen mit festem Arbeitsplatz pro Arbeitstag – das Finanzamt erkennt ohne weiteren Nachweis bis zu 230 Arbeitstage pro Jahr an – nur die einfache Entfernung absetzen können, dürfen Arbeitnehmer in Einsatzwechseltätigkeit mit den gesamten Kosten für Hin- und Rückweg regelmäßig mehr ansetzen.

Erstattung der Fahrkosten über die Steuererklärung

Arbeitnehmer mit Einsatzwechseltätigkeit geben alle ihre Fahrtkosten mit 30 Cent pro Kilometer in der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten an und senken damit das zu versteuernde Einkommen und ihre Steuerlast.

Dazu fügen Sie Ihrer Steuererklärung am besten gleich eine Bescheinigung des Arbeitgebers bei, die die besonderen Arbeitsbedingungen bestätigt und im Idealfall die gesamten Fahrstrecken anschließend präzisiert.

Alternativ wird ein Fahrtenbuch vorgelegt.

Die erweiterten Absetzungsmöglichkeiten entfallen aber sofort, wenn der Arbeitgeber verlangt, dass zu jedem Arbeitsbeginn zunächst eine bestimmte Betriebsstätte aufgesucht wird, bevor von dort aus die Einsätze beginnen.

Alle privaten Fahrten müssen abgegrenzt werden. Sie erkennen Finanzämter höchstens bei Menschen mit einem Behinderungsgrad steuerlich an, wenn sie in der Anlage agB als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Auf diesem Weg erhalten alle, die auswärts arbeiten, ihre Fahrtkostenerstattung viel schneller und müssen nicht mehr bis zum Folgejahr, auf den Steuerbescheid und die Bearbeitung der Steuererklärung durch das Finanzamt warten.

Denn hier zahlen die Chefs die Erstattung direkt mit dem nächsten Lohn oder Gehalt aus. In der Abrechnung wird sie getrennt ausgewiesen und fließt ebenso steuerfrei wie zeitnah im nächsten Monat auf das Arbeitnehmerkonto. Manche Firmen geben darüber hinaus Tankgutscheine an ihre Mitarbeiter aus.

Bei Einsatzwechseltätigkeit ergibt sich aber noch eine andere überdurchschnittliche Belastung für die Arbeitnehmer, die ebenfalls geltend gemacht werden kann: der Mehraufwand für die Verpflegung.

Wer sich auswärts oder unterwegs um seine Verpflegung kümmern muss, hat dadurch in aller Regel höhere Ausgaben für die Artikel des täglichen Versorgungsbedarfs als zu Hause.

Der Fiskus berücksichtigt das ebenso wie bei Reisekosten mit dem Werbungskostenansatz (auf Vorlage der Reisekostenabrechnung) oder akzeptiert steuerfreie Arbeitgeberleistungen.

Dieser Mehraufwand kann bereits

• ab mindestens acht Stunden berufsbedingter Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsplatz mit 14 Euro pro Tag steuerlich angesetzt werden.
• Nach vollen 24 Stunden beträgt der Satz das Doppelte: 28 Euro.
• Bei mehrtägiger Abwesenheit finden An- und Abreisetag mit dem einfachen Satz Berücksichtigung.

Beide Sätze gelten für Abwesenheiten, eine Einsatzwechseltätigkeit oder Dienstreisen im Inland. Führt der Weg ins Ausland, gelten gemäß einer jährlich aktualisierten Liste des Bundesministeriums für Finanzen für 180 Länder angepasste Sätze – teilweise noch mit regionalen Abstufungen.

Weitere Informationen zu den Themen der Reisekostenvergütung finden sich dementsprechend auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums (www.bundesfinanzministerium.de).

Übrigens lassen sich auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % der Kosten von der Steuer absetzen. Voraussetzung hierfür ist neben einer ausgeglichenen Relation von Kosten und Anlass ein korrekt erstellter Bewirtungsbeleg.

Im In- oder Ausland gibt es hier allerdings immer eine Einschränkung: Der Mehraufwand bei der auswärtigen Tätigkeit wird nur für maximal drei Monate anerkannt.

Mehraufwand ohne erste Tätigkeitsstätte

Die Drei-Monats-Grenze beschränkt sich nur auf die Arbeitnehmer mit einem festen ersten Arbeits- oder Einsatzort. Alle, die wie schon beschrieben direkt zwischen ihrem Zuhause und wechselnden Arbeitsorten eingesetzt sind, haben das ganze Jahr über einen Anspruch auf steuerliche Anerkennung des Mehraufwands für die Verpflegung.

Je nach Dauer des jeweiligen Einsatzes dürfen sie dann für alle Arbeitstage den einfachen oder doppelten Aufwandsersatz in der Steuererklärung ansetzen, falls sie zuvor noch keine direkte steuerfreie Erstattung mit ihren Lohn- oder Gehaltszahlungen bekommen haben.

Einsatzwechseltätigkeit und Übernachtungskosten

Auch in Übernachtungsfällen gelten ausschließlich die Reisekostengrundsätze. Um einen Werbungskostenabzug die Übernachtungskosten zu erhalten, muss der Einzelnachweis (Hotelrechnung) vorgelegt werden. Nicht mehr zugelassen ist die Abrechnung der Werbungskosten nach Pauschbeträgen.

AUTORIN

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Ist der Arbeitgeber verpflichtet eine Bescheinigung Verpflegungsmehraufwand auszustellen?

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