Was bedeuten öffentliche ordner

Eine der Aufgaben eines Exchange-Administrators besteht nach der Installation darin, festzulegen, welche Benutzer öffentliche Ordner der höchsten Ebene anlegen dürfen.

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(Thomas Joos)

Standardmäßig dürfen nur Administratoren öffentliche Ordner direkt im Root der Öffentliche Ordner-Struktur anlegen. Sie sollten einen Personenkreis definieren, der das zukünftig tun soll, wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern wollen.

Legen Sie dazu am besten eine eigene Sicherheitsgruppe in Windows an, der Sie dann diese Berechtigung erteilen. Sie müssen dazu lediglich Benutzer in diese Gruppe aufnehmen , wenn diese öffentliche Stammordner erstellen sollen. Damit die Anwender kein Rechte mehr zum Anlegen öffentlicher Top-Level-Ordner haben, entfernen Sie das Benutzerkonto aus der Gruppe.

Um die Berechtigung zum Anlegen von öffentlichen Rootordnern zu verändern, fügen Sie am besten eine neue Gruppe hinzu. Dazu klicken Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole auf "Öffentliche Ordner/Öffentliche Ordner" und klicken dann auf "Weitere Optionen (…)" und anschließend auf "Stammberechtigungen". Nehmen Sie den Benutzer oder die Gruppe auf und weisen Sie den Konten die Berechtigungen zu, die diese für öffentliche Ordner auf oberster Ebene erhalten sollen. Starten die Anwender Outlook neu, dürfen diese öffentliche Ordner auf oberster Ebene anlegen.

Meist werden Öffentliche Ordner von Projektteams oder anderen Gruppen verwendet, die Informationen zu einem gemeinsamen Interessengebiet sammeln und einfach kommunizieren und Projekte planen möchten.

Beispielsweise kann ein Team einen Posteingang gemeinsam pflegen, sodass jeder auf die Emails des gesamten Teams und Zugriff hat. Kontakte stehen jedem Teammitglied zur Verfügung und müssen nur an einer Stelle gepflegt werden und Termine für die Gruppe müssen nur einmal eingetragen werden.

Nutzung über den Microsoft Exchange Server

Um Öffentliche Ordner nutzen zu können, müssen Sie mit dem Microsoft Exchange Server verbunden sein. Wenn Sie mit dem Exchange Server verbunden sind, werden Ihnen die Öffentlichen Ordner in der Ordnerstruktur von Outlook angezeigt:

Zugriffsberechtigungen

Normalerweise verwaltet ein Administrator oder Verantwortlicher für den Öffentlichen Ordner die Zugriffsrechte der Benutzer. Er kann festlegen, welche Teammitglieder welche Zugriffsrechte haben. So können Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben werden, sodass nicht jedes Teammitglied auch neue Elemente hinzufügen oder vorhandene Elemente löschen darf.

Neuerungen der Öffentlichen Ordner im Exchange Server 2013 im Artikel Änderungen der Öffentlichen Ordner/Public Folders in Office 2013

Wenn Ihr in den öffentlichen Ordnern Kontakte habt, die Ihr für die Adressierung neuer E-Mails, aber auch beim Suchen nach Kontakten einbeziehen möchtet, so muss dieser Ordner für das Outlook Adressbuch aktiviert werden.

Klickt hierfür mit der rechten Maustaste auf diesen Kontaktordner ...

... und wählt im Kontextmenü die Eigenschaften. Hier wechselt Ihr in das Register "Outlook Adressbuch" und ...

... aktiviert die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen".

Was bewirkt das nun? Zunächst werdet Ihr nun beim Versenden neuer E-Mails (und dem Klick auf An, CC oder BCC) die Möglichkeit bekommen, E-Mail-Adressen aus diesem Kontaktordner auszuwählen.

Doch leichter ist es natürlich beim Schreiben von E-Mails. Gebt einfach Vor- und Zuname von dem Kontaktpartner aus diesem Adressbuch ein und klickt dann auf "Name überprüfen".

Anmerkung: Kommt der Kontakt auf der globalen Adressliste oder dem Kontaktorder aus eurem Postfach, ermittelt Outlook die E-Mail-Adresse automatisch, ihr müsst dann nicht einmal mehr "Name überprüfen" klicken. Probiert hier einfach mal ein wenig herum. Der Klick auf "Name überprüfen" ist allerdings immer möglich.

Dann durchsucht Outlook nun auch diesen Ordner (neben dem Kontaktordner aus eurem Postfach und der Globalen Adressliste*1). Outlook wird ggf. eine Trefferliste zeigen (wenn es mehrere mit diesem Namen gibt) oder auch gleich die E-Mail-Adresse eintragen.

Das ist eine schöne Erleichterung, gerade wenn es sich um große oder kryptische E-Mail-Adressen handelt. Sollte der- oder diejenige über mehrere E-Mail-Adressen verfügen, so wird ebenfalls eine Liste angezeigt, ...

... aus der Ihr die korrekte Adresse auswählen könnt. Da der Exchange Server auch in der Lage ist (mit entsprechenden Einrichtungen im Hintergrund) Faxe zu versenden, wird auch eine Liste angezeigt, wenn E-Mail und Faxnummern eingegeben sind. Damit könntet Ihr den Inhalt der E-Mail auch faxen. Doch hierfür muss der Exchange Server im Hintergrund auch eingerichtet und Ihr berechtigt sein!

Letztlich wird nach dem aktivieren des Kontaktordners für das Outlook Adressbuch auch dieser Ordner nach Kontakten durchsucht, wenn Ihr oben rechts in Outlook nach einem Kontakt (im Beispiel "robert") sucht.

Hier genügt der Vorname oder der Nachname. Outlook zeigt euch dann die Trefferliste oder auch den Kontakt direkt an, wenn nur ein Kontakt mit diesem Vor- oder Zunamen vorhanden ist.

Dann noch zwei Anmerkungen: Zunächst kommt mit Hilfe der Taste "F11" kommt Ihr direkt oben rechts in das Feld, das ist ganz nett.

*1) Doch es gibt auch etwas, was mich hier noch richtig nervt: Outlook selbst durchsucht zunächst euren Kontaktordner (also den in meinem Postfach). Findet es hier Kontakte, die zur Suche passen, hört Outlook auf zu suchen und präsentiert die Ergebnisse. Erst wenn Outlook nichts in diesen Ordnern findet, durchsucht Outlook auch die Ordner, die Ihr für das Outlook Adressbuch aktiviert habt. In die globalen Adressliste (also dem firmeninternen Adressbuch) schaut Outlook erst, wenn auch in denen nichts zu finden ist. D. h. Ihr findet eure Kolleginnen und Kollegen nicht, wenn ihr nur einen Vor- oder Zunamen eingebt, der auch in den anderen Kontakt-Ordnern existiert. Das ist nicht sehr praktisch. Ihr solltet also den kompletten Vor- und Zunamen eingeben, um den Kontakt zu finden, anderenfalls könnt Ihr nicht sicher sein, dass da noch ein weiterer "Robert" existiert, wenn ihr nur nach Robert sucht.

ENDE DES WORKSHOPS

Weitere Informationen zum Thema Kontakte im Internet

• Beitrag "Alles zu Kontakten und Adressen" auf msxfaq.de
• Beitrag "Suchen nach Namen im Adressbuch" auf office.microsoft.com

Wie komme ich in die öffentlichen Ordner

Die öffentlichen Ordner werden nur innerhalb einer Exchange Server Umgebung bereit gestellt. Outlook muss sich also an einem Exchange Server anmelden, damit auf die öffentlichen Ordner zugegriffen werden kann.

In der folgenden Abbildung habe ich das Postfach von Karl Muster geöffnet.

Um in die öffentlichen Ordner zu gelangen, wechsle ich über die Navigationsleiste auf die "Ordnerliste".

Damit ich ein wenig mehr von der Ordnerliste sehe, verkleinere ich den Bereich mit den Kategorie-Schaltflächen nach unten.

Nun sehe ich sowohl das Postfach von "Karl Muster", als auch den Zweig "Öffentliche Ordner". Vor dem Eintrag "Öffentlichen Ordnern - Karl Muster" ist ein Pfeil zu sehen. Damit könnt Ihr den Zwei der öffentlichen Ordner öffnen.

So sieht derzeit der Bereich der Öffentlichen Ordner aus. Leer, nachdem der Exchange Server neu Installiert wurde. Hier habt Ihr erst mal keine öffentlichen Ordner (auf die Ihr Berechtigungen habt).

So sieht das aus, wenn öffentliche Ordner existieren.

Merke: Die öffentlichen Ordner sind über die Ordnerliste zu erreichen!

ENDE DES WORKSHOPS

Berechtigungen von Ordnern im eigenen Postfach

In einer Microsoft Exchange Server Umgebung lassen sich auf eigene Ordner-Objekte (Kontakte, Kalender, E-Mail-Ordner, usw.) und auf öffentliche Ordner Berechtigungen vergeben. Damit könnt Ihr z. B. anderen Benutzern erlauben auf eure Kalender, Kontakte, Aufgabe zuzugreifen oder den Zugriff auf öffentliche Ordner einschränken.

Dies ist möglich, da der "zentrale" Exchange Server die ganzen Postfächer der Benutzer hält.

Um die Berechtigungen von Ordner-Objekten im eigenen Postfach einzustellen, klickt Ihr mit der rechten Maustaste auf den Order (z. B. auf den Kalender). Beachtet, dass Ihr für ich in der Ordnerliste befinden müsst!

Wählt aus dem Kontextmenü den Punkt "Freigeben > Kalenderberechtigungen" (Alternativ geht einfach über "Eigenschaften". Im Dialog "Eigenschaften" wählt Ihr dann das Register "Berechtigungen").

Zwei Berechtigte solltet ihr nun kennen lernen. Der eine heißt "Standard" und der andere "Anonym". Standard fasst alle Benutzer aus dem Unternehmen zusammen (genauer alle Benutzer, die im Active Directory ein Exchange Konto besitzen). Anonym sind Benutzer, die genau so ein Konto nicht besitzen.

Beispiel für einen anonymen Benutzer: Es geht eine neue E-Mail aus dem Internet ein. Der Ersteller dieser E-Mail ist bei uns im Unternehmensnetz "Anonym". Seine E-Mail wird in einen Ordner auf dem Exchange Server gelegt ... und wenn es "nur" in euren Posteingang ist. Damit musste der Benutzer "Anonym" in früheren Exchange Versionen - im Beispiel auf einen E-Mail-Ordner - das Recht "Element erstellen" haben.

Heute ist das nicht mehr nötig. E-Mails werden im eigenen Postfach trotzdem angenommen. Es ist nur in den "öffentlichen Ordnern" die E-Mails empfangen darauf achten, dass der Benutzer Anonym Elemente erstellen kann.

Die beiden Benutzer haben keine Zugriffsberechtigung auf die Ordner in eurem Postfach. Wenn Ihr einer anderen Person das Recht einräumen wollt, auf euren Kalender zuzugreifen, dann könnt Ihr über die Schaltfläche Hinzufügen eine Person auswählen.

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen auf öffentliche Ordner und Ordner im eigenen Postfach im Internet

Wo ist der öffentliche Ordner?

Wechseln zur Ordnerliste im Ordnerbereich: Drücken Sie gleichzeitig die Tasten [STRG] + 6. Im unteren Bereich der Ordner-Ansicht finden Sie nun den Punkt Öffentliche Ordner. Klicken Sie den Pfeil neben Alle Öffentlichen Ordner. In diesem Bereich sind weitere Unterordner aufgeführt, die vom System angelegt wurden.

Was ist ein öffentlicher Ordner im Outlook?

Öffentliche Ordner in Outlook eignen sich hervorragend zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen zu bestimmten Themen oder Projekten innerhalb einer Organisation. "Öffentlich" bedeutet in diesem Fall, dass Inhalte für jeden innerhalb der Organisation, aber nicht für die ganze Welt sichtbar sind.

Was ist ein Exchange Ordner?

Öffentliche Ordner (Public Folder) gibt es in ähnlicher Form schon seit Exchange 5.5. Sie dienen als zentrale Ablage für E-Mails, Kalender, Aufgaben oder Adresslisten, so dass mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen können.