4. Einsteigen in Ihr Meeting Show Push Notification: die App schickt Ihnen eine Mitteilung, wenn andere Teilnehmer ins Meeting eingestiegen sind. So nehmen
Sie vor allem in größeren Meetings wahr, wenn weitere Teilnehmer in den Raum kommen. Der Wartebereich 5. Aufgaben des Moderators/Meeting Organisators
Grundsätzlich hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, einzelne oder alle anderen Teilnehmer stumm zu schalten, d.h. das Mikrophon der anderen Teilnehmer wird stumm geschaltet (gemutet). Wir empfehlen Ihnen zu bedenken, dass die gemuteten Teilnehmer ihr Mikrophon jedoch selbst aktiveren können. Bei Bedarf können Sie diese Einstellung so ändern, dass nur der Präsentator Teilnehmer stumm schalten kann. Grundsätzlich wird die Stummschalt-Funktion in Meetings immer wieder genutzt, beispielsweise dann, wenn bei einem Teilnehmer laute Hintergrundgeräusche das Meeting stören, der Teilnehmer aber nicht daran gedacht hat, selbst sein Mikrofon auf stumm zu schalten. 6. Notizen während der Besprechung Die Besprechungsnotizen von Teams bieten Ihnen mehrere Vorteile. Sie sind direkt mit Ihrer Besprechung verknüpft. Somit können Sie sie zur Vorbereitung Ihres Termins, zur Mitschrift während der Besprechung und auch zur Nachbereitung des Meetings verwenden. Nachteilig
ist allerdings, dass diese Notizen nur schwer zu teilen sind. 7. Inhalte teilen
Vor allem die unter Desktop und unter Fenster wählbaren Optionen führen häufig zu Fehlern beim Teilen von Inhalten. Sehr oft passiert es, dass anstelle des Bildschirms nur ein Fenster geteilt wird. Weiters kommt es häufig vor, dass ein anderes als das gewünschte Fenster in den Bildschirm bzw. das Teams-Meeting hineingezogen wird oder ein
Fenster in den falschen Bildschirm gezogen wird. Bei der Präsentation des Bildschirms gilt es weiters genau darauf zu achten, dass nicht irrtümlich vertrauliche Inhalte angezeigt werden, die andere Teilnehmer nicht sehen sollen, z.B. Ihre Mail-Inbox. Aufzeichnung von Präsentationen Für das Aufzeichnen von Meetings müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
Jeder interne Teilnehmer (aus Sicht des Organisators), der diese Voraussetzungen erfüllt, kann eine Präsentation oder auch das ganze Meeting aufzeichnen. Für externe Teilnehmer ist diese Option deaktiviert. Die Aufzeichnung starten Sie, indem Sie in der Meeting Bar unter der Ellipsis (…) den Menüpunkt "Aufzeichnung beginnen" wählen. Alle internen und externen Besprechungsteilnehmer werden sofort von Teams benachrichtigt, dass die Aufzeichnung gestartet wurde. Diese Benachrichtigung wird auch im Chatverlauf veröffentlicht und ist somit auch dauerhaft dokumentiert. Zur Zeit können Gäste und Angehörige anderer Organisationen keine Aufzeichnung starten. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Aufzeichnungen datenschutzkonform sind empfehlen wir Ihnen, den Datenschutzverantwortlichen Ihres
Unternehmens zu kontaktieren. Hierbei empfehlen wir Ihnen, zu beachten, dass die Aufzeichnung erst beendet wird, wenn alle Teilnehmer den Meetingraum verlassen haben. Die Aufzeichnung einer Besprechung bietet Ihnen aus unserer Sicht folgende Vorteile:
Mit dem Aufzeichnen von Besprechungen sind aber auch folgende Nachteile verbunden:
Aufgrund der Vor- und Nachteile, die wir sehen, empfehlen wir Ihnen, im Vorhinein gut zu überlegen, welches Meeting auch tatsächlich aufgezeichnet wird. 8. Whiteboard
Quelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-365-blog/microsoft-whiteboard-now-available-for-the-web-and-integrated-in/ba-p/973566 Alternativ
zu Whiteboard konnte bereits bisher OneNote für diese Aufgabe verwendet werden, da auch OneNote Zeichenfunktionen bietet. Zeichnen in OneNote ist aus unserer Sicht nur dann eine Option, wenn Sie über einen Touch Screen und einen dazugehörigen Touchpen verfügen. Zeichnungen, die mit Mouse und Touchpad bzw. ohne Touchpen entstehen, führen in den meisten Fällen zu wenig professionellen Visualisierungen. Auch die relativ lange Ladezeit der App ist häufig nachteilig. Aktuell können Whiteboard-Inhalte nur mit internen Teilnehmern geteilt werden. Die Möglichkeit, Inhalte mit externen Personen zu sharen folgt, laut Info von Microsoft. Zusammenfassung unserer Tipps zur Durchführung von Teams Meetings
Wie kann ich bei Teams Teilnehmer einlassen?Wenn Sie über ein Teams-Konto verfügen, wählen Sie Anmelden aus, um mit Zugriff auf den Besprechungschat und vieles mehr teilzunehmen. Sie können dann je nach den Einstellungen des Organisators direkt an der Besprechung teilnehmen oder in die Lobby wechseln, wo Besprechungsteilnehmer Sie einlassen können.
Wie führt man eine Besprechung?Beginnen Sie pünktlich!
Wer rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich heißt: Sie beginnen mit der Begrüßung und dem Tagesordnungspunkt (TOP) 1 zu der Uhrzeit, die Sie in der Einladung als Beginn angegeben haben. Alle, die später kommen, sind selbst schuld, wenn sie Inhalte verpassen.
Was sind optionale Teilnehmer in Teams?Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation
Wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist, wählen Sie stattdessen Optional aus. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. [email protected]).
Was ist der Wartebereich in Teams?Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass Personen warten, sehen Sie (und alle anderen Personen, die Personen zulassen dürfen) eine Liste der Personen im Wartebereich. Von dort aus können Sie auswählen, ob Sie sie zulassen oder ablehnen möchten.
|